Le député, le salarié, le chef d'entreprise et les justificatifs de dépense !
Cher Monsieur le Député Sébastien Huyghe, Vous avez été réélu pour la dernière législature qui a commencé il y a une quinzaine de jours. On n’a pas relevé votre présence très souvent depuis cette élection mais votre seule intervention en commission a fait le tour des réseaux sociaux ! Lire la suite...
Communiquer, une nouveauté pour les avocats !
Le 28 avait lieu à Rouen une intéressante conférence donnée par @DominiquePiau sur le thème de « La communication des avocats : faire sa publicité dans le respect des bonnes pratiques » à laquelle la très gentille @Palais_au a assisté et pour laquelle elle a eu la bonne idée de nous faire un petit... Lire la suite...
Ma-Webassistante.com a fait son lifting de printemps !
Vous l’avez certainement vu (et si vous ne l’avez pas, levez les yeux, vous le verrez !), MA-WEBASSISTANTE.COM a relooké son logo ! J’ai créé moi-même le premier (et précédent) logo de MA-WEBASSISTANTE.COM quand j’ai préparé la création de l’entreprise fin 2009. Cette année, j’ai décidé de... Lire la suite...
Ces dépenses à la fois inutiles et obligatoires !
Aujourd’hui (ça fait longtemps), je vais pousser un petit coup de gueule contre ces dépenses inutiles que les entreprises (enfin, mon entreprise en tout cas) doivent engager sur des obligations légales. Je suis en entreprise individuelle, je n’ai pas de local puisque je travaille depuis mon... Lire la suite...
Moi aussi, j'aime l'entreprise !
Ce matin, je suis tombée sur un article du site @europe1 dont le titre percutant m’a intrigué / fait peur / paniqué : « 90 % des entreprises menacées par un redressement de l’Urssaf ». Bien que, en tant qu’artisan, mes cotisations Urssaf soient calculées et prélevées par le... Lire la suite...
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Dim07Déc2014

Quand Word devient mon meilleur ami !

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Je sais que beaucoup d’indépendants (avocats, huissiers, médecins, etc.) n’ont pas forcément les moyens de s’offrir les services d’une secrétaire, fut-elle indépendante et payée à la tâche comme votre serviteur.

Beaucoup d’entre vous se voient contraints de taper eux-mêmes leurs documents, parfois longs. Mêmes si les plus jeunes sont nés dans l’ère de l’informatique, il est parfois rébarbatif de faire ce travail. Mais, une fois n’est pas coutume, l’informatique peut vous aider, pour peu que vous sachiez comment l’y contraindre.

Dans ce billet, je vous livre quelques-unes de mes astuces qui me facilitent la vie au quotidien et me permettent de travailler un peu plus vite. Bien entendu, l’informatique n’est là que pour faire ce qu’on lui demande et ne se substitue pas à l’utilisateur ! Ne comptez pas sur lui pour faire tout le boulot à votre place !

Mais Word est parsemé de petits outils qui peuvent vous aider !

Écrire en abrégé ou SMS pour les djeun’s !

Les corrections automatiques, c’est ce qui permet à Word, de remplacer une suite de caractère par une autre.

Dans sa configuration de base, elles permettent de remplacer automatiquement, par exemple, (c) par © ou (r) par ®.

Toujours dans sa configuration de base, il corrige automatiquement certaines fautes de frappe courantes et remplace « àc et » par « à cet », par exemple.

Personnellement, je m’en sers pour gagner du temps. Par exemple, je l’ai configuré pour pouvoir utiliser des abréviations courantes : quand j’écris « ac », il le remplace par « avec ». Il fait pareil avec « bc » qui devient « beaucoup » et bien d’autres abréviations de mon invention… et quand c’est pour gagner du temps, mon imagination est (presque) sans limite !

De même, je ne tape quasiment jamais les accents circonflexes qui sont automatiquement corrigés par cette fonction de Word.

Pour l’utiliser, c’est relativement simple bien que cela nécessite de prendre un peu de temps pour la configuration.

Dans l’onglet « fichier », cliquez sur « option ». Puis dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « vérification ». En haut à droite, apparaît alors un bouton « correction automatique ».

correction automatique01

En haut de la nouvelle fenêtre, apparaissent des options de correction automatique telles que la mise en majuscule automatique en début de phrase.

Ne cochez pas l’option « majuscules aux jours de la semaine », elle entraîne d’autres erreurs pour lesquelles il est plutôt laborieux de trouver la cause ! (J’ai fait l’expérience, je vous l’épargne !)

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Dans la zone du dessous, vous pouvez rentrer vos abréviations. Remplissez les cases, validez, et hop, vous pouvez écrire en abrégé/SMS ou corriger automatiquement les mots qui vous posent problème !

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Attention quand même : Word remplace ici une chaîne de caractères par une autre. Il ne gère donc pas les accords.

Par exemple, j’abrège « conclusion » par « ccl », mais « conclusions » par « ccls » pour faire la différence entre le singulier et le pluriel !

Word complète mes phrases, on est fait pour vivre ensemble !

Si vous tapez le début d’une expression, d’une phrase ou d’un paragraphe, Word vous proposera éventuellement de le compléter automatiquement par le simple appui sur la touche « entrée ».

Là aussi, Word dispose d’une configuration de base qui vous permet d’insérer des éléments de mise en page complexes ou les formules de politesse standard.

La liste de ces expressions que le logiciel peut compléter se trouve dans le menu « insertion », « QuickPart », « Organisateur de blocs de construction… »

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Pour ajouter une expression, il suffit de la taper une première fois dans votre texte, de la sélectionner et de cliquer sur « Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart… ». Une fenêtre s’ouvre et dans « Nom », vous indiquez les premiers mots de l’expression en question.

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Quand vous les taperez, Word vous proposera automatiquement de terminer la phrase à votre place.

Cette option est très utile pour les phrases « toutes faites » que l’on utilise régulièrement !

J’y ai rentré des expressions longues à taper ou qui reviennent très régulièrement : lorsque je tape les premiers caractères, Word me propose automatiquement la suite et je valide en faisant « entrée ».

Par exemple, quand je tape les premières lettres de l’expression « peinture blanche », Word me propose automatiquement la suite. Et je peux vous dire que pour les constats d’état des lieux, ça facilite la vie !bloc construction 03

Quel jour on est ?

Lorsque je fais un courrier, j’utilise un modèle prédéfini qui comporte mon en-tête, la place pour l’adresse du destinataire et… la date ! Au fait, on est quel jour ? Oui, moi aussi, j’oublie toujours quel jour on est !

Savez-vous que vous pouvez mettre à jour automatiquement cette fichue date ? C’est très simple !

Toujours dans ce même onglet « insertion », cliquez sur « Date et heure ». La fenêtre qui s’ouvre vous permet de choisir entre plusieurs types de format de date. Et, en bas, se trouve la case à cocher miraculeuse qui vous permettra d’insérer une date qui se mette à jour automatiquement à chaque ouverture du document !

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J’espère que ces petites astuces vous permettrons de passer un peu moins de temps à gérer l’administratif en attendant de le déléguer à Ma-Webassistante.com !